「仕事を効率化する情報整理の方法」

2013年10月25日

ワーク・ライフバランスをとるには、仕事の効率化が大事!
情報の整理に時間を取られるのは、もったいないです。
できたら、時間をかけずに効率よく整理をしたいところです。

第19回の記事「書類の整理ができないの思考を変える法」では、シンプルでストレスがたまらない整理法について、書きました。

※読んでない方は コチラ

すると、記事を読んだTさんから、こんな感想をいただきました。

—————————-
つい書類はテーブルにたまりっぱなし。

今朝もテーブルの上の書類や新聞の山をとりあえず空いている椅子に乗せて対処したばかり。

記事を読むとちょうどクリアファイル整理法でしたので、私のためにあるような内容!!と嬉しくなりました(^^)
———————————–

記事に書いた整理法は、「クリアファイルに入れること」。

A4のクリアファイルに業務項目の名前をインデックスなどに書いて、
つぎつぎに貼っていき、業務ごとに、書類をポンポン入れていくだけ。

穴あけしたり、きちんとファイルしなくてよく、捨てるのも簡単!

この記事を受けて、メルマガ読者さんにアンケートをすると「こんな風に情報の整理をしている」とのアイデアをいただきました。

アンケートは、つぎのとおりです。

<質問>「ファイルについてどう思ってますか?」

1. クリアファイルでさっと済ませたい

2. パイプファイルやレターファイルできちっとファイルしたい

3. ダブルクリップなどで簡単に留めておきたい

4. 上記、1、2、3、をミックスして使いわけたい

5. パソコンなどITを使って紙を出さずに保管したい

回答の中から、工夫されている読者さんの情報整理法をシェアします。

仕事の効率化に役にたててみてくださいね!

◆書類整理の件、私もクリアファイル活用派です。

紙で私のところに来たものとエクセルやワードでいちいち直しの不要なもの、(宛先、時候挨拶など)はクリアファイルです。

それと、ネット検索で出典を残しておきたい時もプリントアウトしてクリアファイルです。

同じ趣旨の紙が貯まってきたらその時点でファイルです。

なので、方法は「全部門ミックス」です。      (Iさん)

◆1 クリアファイル、2 紙ファイル、3 パイプ式ファイルを使い分けています。

杉井さんがコメントされていたように、クリアファイルは本当に重宝ですね。

私の場合、様々なプロジェクトが同時並行で走っていて、新しい案件も次々に入ってくるので、とりあえず、資料は(1)のクリアファイルに保管。

項目ごとにざっと保管して、ある程度量が増えてくると、(2)の紙ファイルに綴じていきます。

この時も紙ファイルに金具をさしこんで折り曲げるだけの簡易なもの。

フラットファイルよりもっと簡単なので、いつもこの方法です。

大規模なプロジェクトや、まとまった文献集などは、やはり(3)のパイプ式ファイルの出番です。インデックスをつけて参照しやすいようにします。

とにかく、ファイル化に時間をかけないのをモットーにしています。
その点でクリアファイルの右に出るものはありません。

書類の種類に応じて、クリアファイルの色を分ける場合もあります。

こうしておけば、急な打合せでも、その色のクリアファイルだけピックアップして、
会議室に直行・・なんてこともできます。

業務効率化の点で、ファイル化の工夫は本当に大事ですね。(Sさん)

◆クリヤーファイルは私も使っています。タイトルは「管理・記録」です。

とりあえず必要な情報を差し込んで、月次で見直し整理しています。

有益な情報は電子的に処理して、USBメモリー(仕事用とプライベート用の2個使用)に収録して持ち歩いています。

プライベート用のフォルダ分けは、「コーチング」「教育」「業務報告」「行動管理」「写真集」「情報管理」など11個です。

「改善思考で夢実現」のメルマガは、Wordに変換して「コーチング」の中に保存しています。

情報のタイトルに日付を付しておくと順番に並び替えができます。不要になった情報は消去できます。

今のところはこんな具合です。参考までに・・・  (Kさん)

いかがですか?

Iさんのミックスしながらのファイル、

Sさんの時間をかけずにファイルし、とっさの会議でも慌てない整理法、

Kさんの月ごとの情報の見直し、フォルダ分けと、電子化の活用。

どれもファイルして終わり、ではなく、あとで活用できる整理法ですね。

目的は、情報を整理することではなく、あとでどう活用するか、です。

自分に合った情報整理のヒントにしてみてくださいね。

<今日のポイント>

仕事を効率化する情報整理の考え方↓

情報を整理することではなく、あとでどう活用するか、を考えて
自分に合った整理の工夫をする

——————–
コラムの感想や気づいたことがありましたら、このメールに送ってみてくださいね。kaizensiko3311@gmail.com

それでは、輝く1週間をお過ごしください。

■お知らせ

●ワーク・ライフ・バランスセミナー

11月、北九州市ワーク・ライフ・バランス推進月間に伴い
「時間がない病」からの脱出セミナーをします。

・日時:11/14(木)19:00~21:00
・場所:北九州市小倉 西日本総合展示場 新館 301
・定員30名
・主催:北九州市、北九州市ワーク・ライフ・バランス推進協議会

詳細はコチラ
http://www.e-avanti.com/event/kitakyu_event/13284

●お試しコンサルコーチング

毎月、限定3名!お試しコンサルコーチング、10月は枠オーバー、11月もいっぱいになりました。12月は、次の方を限定に無料コンサルコーチングを行います。

11月のお試しコンサルコーチングは、次の方を対象にしています。
「30人以下の小さな教室、サロン、お店を経営してる女性の方」

※詳細・お申込みはコチラ
http://ameblo.jp/sakakihime8426/entry-11633096985.html

■過去のコラム
>>第1回「ワーク・ライフ・バランス度はどのくらいですか?」
>>第2回「ワーク・ライフ・バランス度をあげるには?」
>>第3回「ワーク・ライフ・バランス実現に近づく7つの質問」
>>第4回「時間がないって言ってませんか?」
>>第5回  「時間管理をうまくする一歩」
>>第6回 楽しく時間を活かす方法を考えてみませんか?
>>第7回 時間がないから解放されるマインドになりませんか?
>>第8回 仕事や家事の時間配分ができるようになるには
>>第9回 時間をかけない家事の工夫
>>第10回 「時間を取り戻す効果的な方法」
>>第11回 「自分に合った時間の取戻し方」
>>第12回 「いま、ここを感じていますか?」
>>第13回  夢実現の知識を得る、時間の作り方
>>第14回 「できない」を「できる」に変える思考法
>>第15回 マイナスの問いかけをプラスに変える思考法
>>第16回 「忙しい」が口癖の時の対処法
>>第17回 「誰でもリーダーになれる」思考の変え方
>>第18回 「片づけられない」の思考を変える方法
>>第19回 「書類の整理ができない」の思考を変える方法
>>第20回 「自信がつくまでできない」の思考を変える方法
>>第21回 「目標が持てない」の思考を変える方法
>>第22回 「ひとりに心を込めて一生懸命」で夢実現
>>第23回  「あれもこれもやりたい時に目標をひとつに決める方法」

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

このエントリーをはてなブックマークに追加
Copyright(c) 2013 Hearty Woman. All Rights Reserved.